ДОКУМЕНТАЦІЯ, НОТИФІКАЦІЯ ТА СЕРТИФІКАЦІЯ КОСМЕТИКИ в Україні
PIF/CPSR
— сердце документації
Комплексне досьє безпечності продукту містить повний набір документів, які підтверджують безпечність, стабільність та якість косметичного продукту. Це фундаментальний документ, без якого реалізація косметики в ЄС та Україні є неможливою.
Перед введенням у продаж перевіряється склад, маркування, етикетка та відсутність заборонених речовин.
Оформлюється декларація відповідності та призначається відповідальна особа на території України.
Проводяться обов’язкові тести стабільності, мікробіологічної чистоти та ефективності консервантів (Challenge Test ISO 11930).
Ці результати додаються до досьє та підтверджують безпечність продукту протягом усього терміну зберігання.
Після підготовки всіх документів продукт реєструється у державній електронній системі e-Cosmetics.
Це фінальний етап, що дає право офіційно вводити косметичну продукцію в обіг на ринку України.
Product Information File (PIF) — це досьє безпечності косметичного продукту, яке підтверджує його відповідність вимогам Регламенту (EC) №1223/2009 та Технічного регламенту України 2024 року.
У досьє входить кілька ключових розділів:
Етикетки українською або англійською мовою;
обов’язкові елементи маркування;
рекомендації щодо шрифтів, символів і попереджень.
➡️ Детальні вимоги до макетів →
INCI + CAS-номери компонентів;
функції інгредієнтів та їх концентрації;
посилання на обмеження згідно з додатками Регламенту ЄС.
➡️ Як оформити склад для PIF →
сертифікати food grade, специфікації, MSDS;
підтвердження відсутності міграції речовин;
дані про безпечність матеріалу упаковки.
➡️ Документи на пакування →
MSDS, COA, TDS для кожного інгредієнта;
IFRA-декларація, лист алергенів;
підтвердження походження або сертифікації ECOCERT / Vegan.
➡️ Зразки документів →
стабільність, мікробіологія, Challenge Test (ISO 11930);
тест сумісності з пакуванням, прискорене старіння;
клінічні або споживчі тести (за потреби).
➡️ Перелік досліджень →
GMP ISO 22716, Nano, CMR, Cruelty-Free;
опис системи Traceability (номер партії).
➡️ Приклади декларацій →
На цьому етапі формується початковий пакет інформації для вашого продукту:
INCI-склад, технічні характеристики, пакування, макети етикеток, документи на сировину (MSDS, COA, TDS).
Проводиться короткий аудит наявних матеріалів і визначаємо, чого бракує для складання PIF / CPSR.
Результат: повний список документів, які потрібно підготувати для нотифікації.
Перевірка складу продукту на наявність заборонених або обмежених речовин згідно Регламенту (EC) №1223/2009 та Технічного регламенту України.
Аналіз етикетки попередження (claims), піктограми, формат INCI та інші обов’язкові елементи маркування.
Результат: звіт про відповідність складу і маркування вимогам, рекомендації щодо коригування.
Формується технічне досьє продукту (PIF), до якого входять усі специфікації, декларації, звіти досліджень і шаблони етикеток.
На цьому етапі готується CPSR (Cosmetic Product Safety Report) — звіт із оцінкою токсикологічного профілю та висновком Safety Assessor.
Результат: повний набір документів, готовий для подання до системи e-Cosmetics.
Здійснюється нотифікація вашого продукту у державній системі e-Cosmetics.
Завантажуються всі файли досьє, зазначається відповідальна особа, вносяться дані про склад, виробника та упаковку.
Результат: ваш косметичний продукт внесено до офіційного реєстру, і він може легально продаватися в Україні.
Після нотифікації ми зберігаємо копію досьє та допомагаємо в оновленні документів при зміні рецептури, пакування або дизайну етикетки.
За потреби готуємо додаткові документи для експорту — Free Sale Certificate, CPSR EU, CPNP.
Результат: постійна актуальність документів і підтримка при перевірках контролюючих органів.
Довіра брендів — найкраще підтвердження якості
Що таке PIF і навіщо він потрібен?
PIF (Product Information File) — це технічне досьє на косметичний продукт, що підтверджує його безпечність та відповідність вимогам законодавства.
До складу PIF входять: формула (INCI + CAS-номери), документи на сировину та пакування, результати досліджень, декларації GMP, макет етикетки і звіт CPSR (Cosmetic Product Safety Report) з оцінкою токсикологічного профілю.
PIF є обов’язковим для нотифікації в Україні (e-Cosmetics) і реєстрації в ЄС (CPNP).
Чим відрізняється сертифікація в Україні від нотифікації в ЄС?
Сертифікація — добровільна процедура, що підтверджує заявлені властивості продукту (наприклад, ECOCERT, Vegan, Natural Origin, Cosmos-standard).
Нотифікація — обов’язкове внесення даних про косметику в електронну систему e-Cosmetics (в Україні) або CPNP (в ЄС).
Після серпня 2026 року нотифікація стане обов’язковою вимогою: без неї продукт не зможе бути введений у продаж.
Хто може бути відповідальною особою (Responsible Person)?
Відповідальна особа — це юридична або фізична особа, зареєстрована в Україні, яка гарантує безпечність і відповідність косметичного продукту вимогам Технічного регламенту.
Нею може бути:
виробник (якщо продукція виробляється в Україні);
імпортер (якщо косметику ввозять з-за кордону);
або уповноважений партнер бренду (для Private / White Label).
Саме вона реєструє продукт у системі e-Cosmetics і зберігає досьє (PIF) мінімум 10 років.
Скільки часу займає оформлення документів?
Тривалість залежить від наявності вихідних матеріалів.
Якщо у вас уже є MSDS, COA, GMP-декларація та результати тестів, підготовка досьє (PIF + CPSR) триває 3–6 тижнів.
Якщо потрібно провести нові лабораторні дослідження (Challenge Test, стабільність, мікробіологію) — до 8–10 тижнів.
Нотифікація в системі e-Cosmetics займає ще 5–7 робочих днів після готовності досьє.
Чи потрібен PIF для White Label продукції?
Так, PIF є обов’язковим для будь-якої косметичної продукції, незалежно від того, чи це власний бренд, чи White Label.
Кожен бренд, який випускає продукцію під своїм ім’ям, має мати власне досьє та відповідальну особу.
Контрактний виробник може надати частину технічної документації, але остаточне досьє PIF оформлюється на бренд-власника.
Чи потрібно сертифікувати кожну партію?
Ні. Після складання PIF та проходження нотифікації продукт не потребує повторної сертифікації для кожної партії.
Для кожного виробничого циклу оформлюється паспорт якості (COA), який підтверджує стабільність і відповідність показників: pH, в’язкість, мікробіологію, органолептику.
Сертифікація партії може вимагатися лише для експорту — у цьому випадку Biolab Group допомагає оформити Free Sale Certificate.
Що таке CPSR і хто його оформлює?
CPSR (Cosmetic Product Safety Report) — це звіт про безпечність косметичного продукту, який складає сертифікований токсиколог (Safety Assessor).
У ньому аналізується склад, токсикологічний профіль компонентів і робиться висновок про безпечність використання.
CPSR є обов’язковим елементом PIF і вимогою як для ЄС, так і для України.
Що перевіряють під час аналізу етикетки?
Етикетка перевіряється на відповідність Технічному регламенту України та стандарту ISO 22715.
Основні пункти:
Що буде, якщо не провести нотифікацію косметики?
З 2026 року продаж косметики без нотифікації буде заборонений законом.
Продукція без PIF і CPSR не зможе пройти митне оформлення або бути реалізована в торгових мережах.
За порушення вимог передбачено штрафи до 170 000 грн і вилучення продукції з обігу.
Biolab Group допомагає уникнути ризиків, готуючи документи відповідно до Технічного регламенту 2024 року.
